职场必备技能：利用 ChatGPT 像专业人士一样回复工作中的电子邮件

大多数人不知道如何正确使用 ChatGPT。而且，即使他们使用 ChatGPT 来回复电子邮件，他们也只是将邮件内容粘贴到提示框中，然后说“回复这个。”

这有点像让一个完全陌生的人为你点餐，但不告诉他们你的喜好或过敏情况 - 当然，你可能会得到一顿能填饱肚子的饭，但很可能不会让你满意。

因此，我们整理了一篇简单实用的文章，帮助你节省数小时的时间，让你可以花在你喜欢的事情上，而不是 电子邮件琐事。

我们建议你全部阅读/滚动一遍，以了解 ChatGPT 在与电子邮件相关的任务上的多功能性。

最后，如果你从本文中受益，请与你的朋友、家人和同事分享（文章顶部和底部都有快速分享按钮）。

1. 从 ChatGPT 的电子邮件回复能力开始

让我们更深入地挖掘 ChatGPT 的技巧：

将你的电子邮件或电子邮件线索提供给 ChatGPT

你可能已经知道，将你的电子邮件复制粘贴到 ChatGPT 的提示框中可以为 AI 提供工作的上下文和信息。但是，你知道可以将整个电子邮件线索粘贴到 ChatGPT 的提示框中吗？

通过使用参考电子邮件或电子邮件线索，你可以确保 ChatGPT 的回复针对具体情况的特定需求量身定制。

然后添加一个清晰的提示，例如，你可以提示 ChatGPT：

“我需要回复一位客户要求提案的电子邮件。你能帮我根据我之前发送的提案写一份回复吗？” [在下方粘贴之前的提案]。

然后 ChatGPT 可以使用那份之前的提案作为起点，帮你撰写一份专业、有效且定制化的电子邮件回复。

自定义 ChatGPT 的首个电子邮件草稿

一旦 ChatGPT 根据你的参考电子邮件生成了回复，就该是让它成为你自己的时候了。

ChatGPT 提供了一个很好的起点，但你应该始终自定义并编辑回复以满足你的特定需求。毕竟，没有人比你更了解你的写作风格、你的语调或你的商业需求！

使用我们之前的例子，假设你提示 ChatGPT “我需要回复一位潜在客户要求提案的电子邮件。你能帮我根据我之前发送的提案写一份回复吗？”

ChatGPT 为你生成了一份提案回复，但你想添加一些关于你服务的额外细节，使回复更有说服力。然后你可以提示 ChatGPT：

“我想在回复中添加一些关于我们服务的额外细节。你能帮我吗？”

ChatGPT 将协助你添加所需信息，使回复更有效。

定制化回复是确保你的回复个性化、有效且符合具体情况需求的关键。

微调电子邮件的语气和长度

ChatGPT 不仅可以帮助你根据参考电子邮件生成回复，还可以帮助你微调回复的语气和长度，以匹配电子邮件的上下文。

这一点尤为重要，因为你的电子邮件的语气可以决定你在收件人心中留下的整体印象。

例如，你可以提示 ChatGPT：

“我想确保回复的语气是专业和礼貌的。你能帮我吗？”

这将提示 ChatGPT 生成一个语气正式、礼貌和专业的回复。

除了语气，长度也是撰写电子邮件回复时的一个重要考虑因素。有时，你想要简洁直接，而其他时候你需要提供更详细的信息。

ChatGPT 也可以帮助你做到这一点。例如，你可以提示 ChatGPT：

“我需要让回复简短有力。请重述”

这将提示 ChatGPT 生成一个简洁直接的回复，这在你回复繁忙的同事或没有太多时间阅读冗长电子邮件的客户时是理想的（即所有人！）。

2. 通过创建模板更高效地回复电子邮件

撰写专业有效的电子邮件可能很耗时，尤其是如果你定期回应类似的请求或询问。

ChatGPT 可以通过建议模板或措辞来帮助你更高效地回复电子邮件。以下是一些示例：

创建可重用的电子邮件模板回复

ChatGPT 可以帮助你为常见的电子邮件请求或询问创建模板回复。例如，你可以提示 ChatGPT：

“我收到很多电子邮件，要求一份我们公司宣传册的副本。你能帮我创建一个模板回复吗？”

然后 ChatGPT 将生成一个电子邮件模板，你可以用它来回复类似的请求。

为你的电子邮件创建自动回复

ChatGPT 可以帮助你为常见的请求或询问创建自动回复。例如，你可以提示 ChatGPT：

“我收到很多电子邮件，询问我的可用时间。你能帮我创建一个自动回复吗？”

ChatGPT 可以帮助你创建一个包含你的可用时间的自动回复消息，就像下面这样（你可以手动调整或使用我们稍后在文章中提供的指南让 AI 重述）：

识别你电子邮件中的常用短语

ChatGPT 可以帮助你识别你在电子邮件中使用的常见短语或语言，并建议简化你的写作方式。例如，你可以提示 ChatGPT：

“我想提高我的电子邮件写作技能。你能帮我识别我常用的短语吗？” [在你按下回车键之前，在提示下方粘贴几个电子邮件示例]

ChatGPT 可以提供对你电子邮件写作风格的见解，并建议改进方法。

提供行业特定的模板

ChatGPT 可以提供行业特定的模板或措辞，以帮助你撰写有效的电子邮件。例如，你可以提示 ChatGPT：

“我在法律行业工作，需要给客户起草一封专业电子邮件。你能帮我写吗？”

ChatGPT 可以提供行业特定的模板或措辞，帮助你撰写专业电子邮件。

3. ChatGPT 可以从你的电子邮件中制作待办事项清单

你知道吗，你可以使用 ChatGPT 从你的电子邮件中创建待办事项清单？这是保持组织和掌握工作负荷的好方法。

要开始，请简单地提示 ChatGPT：

“你能帮我从我的电子邮件中创建待办事项清单吗？” [在下方粘贴电子邮件/电子邮件线索]

ChatGPT 将扫描你的电子邮件，并识别可以添加到你的待办事项清单中的任何行动项目、截止日期或其他重要信息。

但这还不是全部，ChatGPT 甚至可以以易于阅读和更新的表格格式显示你的待办事项清单。例如，你可以提示 ChatGPT：

“你能以表格格式显示我的待办事项清单吗？”

ChatGPT 将生成一个表格，其中包含你的待办事项清单的所有重要细节，如任务描述、截止日期、优先级等。

请注意，表格格式可以根据需要定制，以包括额外的列或信息，例如任务优先级、状态或依赖关系。

4. ChatGPT 可以从你的电子邮件中记笔记

你是否厌倦了处理多个任务，并努力记住电子邮件中的所有细节？ChatGPT 可以帮助你从电子邮件中记笔记，以便你能跟踪重要信息并保持组织。

要开始，请简单地提示 ChatGPT：

“你能帮我从我的电子邮件中记笔记吗？” [在下方粘贴电子邮件]

ChatGPT 将扫描你的电子邮件，并识别你可能想要包含在笔记中的任何重要细节。

你可以更具体，例如，假设你收到了一封来自客户的电子邮件，其中包含了你正在进行的项目的重要细节。你可以说：

“你能帮我从这封关于客户项目要求的电子邮件中记笔记吗？”

ChatGPT 将识别电子邮件中的关键要求，并帮助你创建包含所有重要信息的笔记。

但这还不是全部 - ChatGPT 甚至可以帮助你将笔记按类别或标签进行组织**，以便你以后能轻松找到并参考它们。例如，你可以提示 ChatGPT：

“你能帮我按客户姓名对我的笔记进行标记吗？”

ChatGPT 将按客户姓名组织你的笔记，使你轻松找到与特定客户相关的所有笔记。

5. 回应困难的电子邮件

你是否在回复困难或敏感的电子邮件时感到挣扎？ChatGPT 可以帮助你撰写专业且有效的回复，即使在最具挑战性的情况下。

要开始，请简单地提示 ChatGPT：

“你能帮我回复这封困难的电子邮件吗？”

ChatGPT 将分析电子邮件，并提供如何回应的建议。

例如，假设你收到一封来自不满意你的产品或服务的客户的电子邮件。你可以提示 ChatGPT：

“你能帮我回复这封来自不满意的客户的电子邮件吗？”

ChatGPT 将分析电子邮件，并提供处理客户关切和找到解决方案的建议。

ChatGPT 还可以帮助你微调回复的语气和语言，确保它专业、富有同情心且有效。例如，你可以提示 ChatGPT：

“你能帮我确保我对这封电子邮件的回复是尊重和有同情心的吗？”

ChatGPT 将提供调整回复语言和语气的建议，以达到预期效果。

6. BONUS: 为 ChatGPT 设置专门的线程来回复你的电子邮件

为 ChatGPT 设置专门的线程来回复你的电子邮件可以帮助你简化工作流程，而不是每次都从头开始键入提示。

这样做的一种方法是打开一个新聊天并输入以下提示：

我是 [XYZ 公司] 的 [营销经理]。我用 [简洁] 的 [中性] 语气写作。我总是用 [“嗨”] 开始我的电子邮件，并以 [“保重”] 结束。

我希望你作为我的个人助理，撰写我在下方粘贴的电子邮件的回复，并结合上述“上下文信息”。